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El absentismo laboral se ha convertido en los últimos años en un grave problema para las empresas. Puede tener múltiples causas y son distintas en función de la empresa, por lo que si se quiere tomar medidas para evitar pérdidas económicas, es importante llevar un control de las horas trabajadas para poder identificar las causas por las que este absentismo tiene lugar y elaborar un plan de prevención.

¿Qué es el absentismo laboral?
En términos generales el absentismo laboral se define como la ausencia del trabajador de su puesto por cualquier motivo durante las horas de su jornada laboral. Sin embargo, no todas las situaciones son similares ni perjudican por igual a la compañía.
Los dos tipos de absentismo que generan más problemas al sistema laboral español son:

• La baja laboral que se produce por pocos días: es el absentismo laboral más común y al ser de corta duración implica que la empresa no llega a realizar el trámite de incapacidad temporal en la Seguridad Social (por lo que la remuneración corre por parte de la empresa). Este tipo de absentismo laboral es el que hace perder a las empresas más horas de la jornada de sus empleados y puede suponer notables pérdidas económicas asociadas a la productividad.  

• Otro tipo de absentismo también muy problemático es el de las ausencias esporádicas injustificadas, es decir, cuando el trabajador no cumple con todo su horario porque a menudo sale unos minutos antes, llega tarde, o alarga las pausas establecidas por contrato. En este tipo de situaciones el perjuicio para la empresa no resulta tan evidente al no llegar a ocupar el grueso de la jornada laboral, pero sin un control de las horas trabajadas de cada empleado, es difícil saber hasta qué punto está afectando realmente a la productividad.

Menos problemáticas son las bajas de larga duración, un tipo de absentismo laboral que puede ser fácilmente planificado por el empresario o encargado de recursos humanos y que, por lo tanto, tiene una solución mucho más sencillas que las anteriores situaciones.

El absentismo laboral en España
Según cifras ofrecidas por AMAT, Asociación de Mutuas de Accidentes de Trabajo, el pasado 2016 el número de bajas de larga duración creció en un 15% con respecto al anterior ejercicio. En cifras totales esto equivale a decir que el número de trabajadores que se ausentaron de su puesto fue de 4,5 millones. La situación es similar a la que se generaría si 880.000 empleados no acudieran al trabajo ningún día del año. Según los datos de otro informe, el V Informe Adecco sobre absentismo, este tipo de bajas supusieron a la Seguridad Social unos costes directos de 5.132 millones de euros.
Un fenómeno más difícil de cuantificar y prevenir  es el ya mencionado de los retrasos o ausencias injustificadas, aunque según el ya citado V Informe Adecco sobre Absentismo, esta práctica supuso en 2015 unos costes de 3.857 millones a las empresas en concepto del abono de la prestación económica en los primeros días de baja.
Se trata de una carga considerable para las empresas, quienes están pagando un sueldo por un empleado que no está cumpliendo su horario de trabajo.
La mayoría de compañías no cuentan con sistemas particularmente efectivos para realizar el control de horas trabajadas por sus empleados, por lo que no es extraño que en muchas ocasiones estas ausencias pasen desapercibidas, lo que no quita para que sean un problema real que se traduce en pérdidas económicas.

Utilizar controles de presencia para identificar la gravedad del absentismo
Como hemos explicado, lo primero que hay que hacer para luego pensar medidas que puedan ayudar a atajar el problema del absentismo laboral es conocer qué tipo de absentismo es el más habitual, cuáles son sus causas, si hay trabajadores que son más proclives a ello… En este sentido, los sistemas de control de presencia pueden ser de gran utilidad durante este proceso.
Los actuales controles de presencia son, simplificando, relojes de fichar más avanzados que aquellas viejas máquinas en las que había que insertar una ficha. En la actualidad consisten en modernos sistemas con un terminal y un software que permiten realizar un control de las horas trabajadas de los empleados (ya sea fichando estos por huella, tarjeta de proximidad, reconocimiento facial, contraseña numérica), y gestionar en el ordenador los informes que indican cuántas horas ha faltado cada empleado, si se retrasan habitualmente, si suelen salir antes de su hora, etc.
Además, dependiendo del modelo, también es posible registrar las “incidencias”, es decir, cuando el trabajador se ausenta de su puesto de trabajo de forma temporal porque tiene que ir al médico, va a comer, sale a fumar, etc.
Cuando una empresa tiene un problema con el absentismo laboral y necesita llevar un control de las horas trabajadas por sus empleados, suele recomendarse que utilicen dispositivos que permitan fichar mediante huella dactilar o por reconocimiento facial, ya que con otros métodos no se evita la suplantación de marcajes, es decir, que unos trabajadores fichen por otros.

Controles de acceso, otra alternativa frente a los controles de presencia
Algunas compañías quieren ir un paso más allá y, además de controlar las horas trabajadas de sus empleados, buscan un sistema que se encargue de abrir puertas, barreras, tornos, etc. Para esto se utilizan los sistemas de control de acceso.
Los controles de acceso pueden también funcionar con lector de huella dactilar, tarjeta de proximidad, reconocimiento facial, contraseña numérica… Y pueden ser útiles tanto para empresas que buscan mayor comodidad como para aquellos que requieren de una seguridad extra.
Igual que pasa con los sistemas de control de presencia, los controles de acceso que emplean tecnología biométrica son los más demandados ya que garantizan que no se produzca una suplantación de marcajes y evitan tener que adquirir otros elementos como tarjetas, lo que abarata los costes.

Ventajas y aspectos a tener en cuenta
Un aspecto que preocupa a algunas empresas es si los sistemas de control biométricos cumplen con todas las exigencias en lo que a protección de intimidad y datos personales se refiere. Varios pronunciamientos de la Agencia Española de Protección de Datos y el Tribunal supremo aseguran que, efectivamente, estos dispositivos se ajustan a la legislación vigente.
Respecto a las ventajas que ofrecen en lo referente al control del absentismo laboral, puede que la más importante sea la información que ofrece directamente al departamento de recursos humanos a la hora de analizar cuáles son las causas y poder tomar medidas al respecto. Llevar un control efectivo de las horas trabajadas de cada uno de los empleados es una tarea tediosa y compleja que se agiliza con un sistema de estas características.

Llevamos algunos años en que palabras como OUTSOURCING, SaaS, Cloud, Hosting van tomando cuerpo, se van introduciendo en nuestro lenguaje y van transformando la sociedad en los ámbitos tecnológicos del tratamiento de la información.

Vamos a intentar en forma sencilla y clara explicar que es y cómo se combinan, utilizando básicamente el área de RRHH de una Organización.

En el incierto clima empresarial actual, los directivos y las empresas deben ser financieramente más fuertes, mas adaptables, más eficientes para responder ágilmente a los cambios en las condiciones variables de los mercados.

Para poder adaptarse al cambio, la empresa necesita liberar recursos y responder mejor ante las condiciones cambiantes del mercado.

Las que lo hacen correctamente, descargan plantillas, ven sus objetivos más claros, tienen más probabilidades de ser más productivas, y de contar con procesos operativos más fuertes para recuperarse antes de los reveses económicos.

Delegar no solo se debe hacer entre los empleados y mandos; también entre empresas en las que cada una tiene un conocimiento profundo y actualizado de sus condiciones de trabajo, de sus competencias. En definitiva: de un mejor servicio.

OUTSOURCING es la externalización de los servicios. Los servicios puedes ser de varios tipos: gestión de permisos y vacaciones, Control de las incidencias, gestión de bajas por enfermedad, accidente, maternidad, paternidad; contrataciones. Cálculos Seguros Sociales, IRPF, cálculo de Nominas para el personal (El recibo), etc.

¿Porque externalizar tecnología? Para que el servidor (el hardware o tecnología dura) y la base de datos y los programas correspondientes sean gestionados por estas organizaciones deslocalizando los mismos de la Organización inicial. Se suelen ubicar en un DATA CENTER físicamente (a esto se le conoce como Hosting o ASP) que cumple estrictas medidas de seguridad física y humana.

El personal que gestiona la información recibe los datos de la Organización, es personal externo (profesionales especialistas) pero empleados por otra Empresa que asume algunas actividades y en algún momento las relaciones con las diferentes administraciones u organismos públicos, o prepara información bancaria, contable si se conviene entre partes.

Este intercambio de información puede realizarse en un área común “la nube o CLOUD” o por correo electrónico.

La ventaja de la nube es el múltiple acceso de los empleados autorizados y la distancia inexistente ya que se utiliza Internet para los accesos remotos.

Una forma de prestar el servicio es SaaS que recoge todo este circuito e instalaciones siendo un alquiler para ambas organizaciones.

Ventajas para el cliente:

• Mejora la calidad de los procedimientos, procesos y servicios.
• No depende de la tecnología, ni de la innovación ni de sus propios profesionales.
• Reduce los costes operacionales
• Elimina las redundancias
• Su aplicación de Nomina, Admón. Personal y/o RRHH está permanentemente actualizada a nivel legal.
• Uso eficiente de la tecnología, ya que es el proveedor quien ira mejorando sus sistemas.
• Acceso a la aplicación mediante una infraestructura de comunicaciones segura y de última generación dedicada y asequible 24h por día, 7 días a la semana.

Si además lo elevamos a OUTSOURCING, que absorbe esta infraestructura, obtenemos:

• Todos los beneficios descritos anteriormente.
• Liberación de los departamentos de RRHH de actividades administrativas y burocráticas de escaso valor añadido, pero absolutamente necesarias.
• Las mejores prácticas del proceso en general y de su sector de actividad en particular.
• Soporte directo mediante teléfono, correo electrónico o portal.
• Posible reducción de plantilla o mejor todavía, recolocación en tareas más importantes a realizar de cara a la Organización como las evaluaciones, los estudios de clima, definición de objetivos, análisis del absentismo y del presentismo, RSC, Voluntariado, Conciliación laboral-familiar, evolución económica, etc.
• Personal siempre disponible independientemente de bajas, permisos, vacaciones; puesto que siempre habrá un sustituto/a cubriendo las funcionalidades exigidas y contratadas por la Organización.
• Asesoría / Consultoria jurídico-laboral.

El departamento de externalización de RPS3, empresa integrada en el Grupo CONEKTIA es un claro ejemplo de puesta en marcha de dichas modalidades de cesión y alquiler, mediante la Metodología de sistematización E-GPCN.

Que consejos daríamos a las empresas para externalizar servicios:

• Tener los objetivos claros.
• Analizar los antecedentes del proceso.
• Considerar la adaptación cultural.
• Acuerdo de precio correcto (ambas partes deben ganar)
• Incorporar flexibilidad
• Garantizar la relación interorganizacional

Responda a estas cuestiones básicas y ya está listo para externalizar.

Juan Gorgues
Dtor. Comercial Barcelona    
Grupo Conektia

En los últimos 5 años el servicio de Outsourcing del Grupo Conektia ha experimentado un crecimiento del 50%, un 20% sólo en el último año. Durante este tiempo se han ido incorporando nuevas personas, hasta llegar a un 40% de aumento, para conformar la actual familia del departamento de Outsourcing de Conektia. Y, únicamente dos personas han causado baja durante este tiempo, una por prejubilación y otra por irse a vivir al extranjero. Como responsable del departamento, me gusta destacar esto porque creo que es uno de los principales factores de éxito de nuestro servicio.

Otro de los factores internos, que nos da la flexibilidad necesaria de una manera óptima, para adaptar y evolucionar nuestro servicio, y por tanto crecer, es nuestra aplicación propia de nómina y RRHH GPCN. ¿Cómo repercute esto en el cliente? Repercute tanto en un tiempo de respuesta reducido frente a nuevas funcionalidades que puedan solicitarnos nuestros clientes, como en la posibilidad de llevarlas a cabo.

La herramienta GPCN (Gestión de Personal y Cálculo de Nómina), es una herramienta capaz de satisfacer cualquier necesidad en el ámbito de los Recursos Humanos y la Administración de Personal, y es un estándar de mercado que utilizan gran número de empresas en España, gestionándose con ella más de 500.000 nóminas.

Uno de los puntos más destacables de nuestro servicio, es lo que llamamos en Conektia, la Bidireccionalidad. Lo que hemos aprendido a lo largo de los años, es que cada empresa es diferente, y tiene sus motivos a la hora de optar por una gestión interna o externalizada de la nómina. Y estos motivos pueden cambiar con el tiempo; pueden cambiar los ciclos económicos, la política de gestión empresarial, la legislación, y por supuesto las prioridades.

Con la Bidireccionalidad damos la posibilidad, a nuestros clientes, del cambio de modalidad de una manera instantánea, trasparente y económica, ya que la herramienta de trabajo es la misma, GPCN, y una vez realizada la parametrización inicial, cambiar de modalidad no supone ninguna complejidad.

Cada empresa tiene una opinión distinta sobre lo que es o debe ser un buen servicio de Outsourcing, y ésta se basa en la adaptación y encaje de dicho servicio a sus necesidades internas. Por ello en Conektia diseñamos nuestro servicio de Outsourcing con cada cliente. Evidentemente tenemos una metodología y unos niveles de servicio definidos, pero que adaptamos a cada cliente al inicio de la relación.

En Conektia somos conscientes que conseguir ventajas competitivas es sumamente complicado, pero mantener esa competitividad es mucho más difícil. Y nuestra manera de lograrlo hasta ahora ha sido diseñando un servicio basado en nuestras propias herramientas y en un personal que considero excelente.

Oscar Roda
Dtor. Área Outsourcing
Grupo Conektia