La importancia de llevar un control de horas para evitar el absentismo de los trabajadores

absentismo laboral

El absentismo laboral se ha convertido en los últimos años en un grave problema para las empresas. Puede tener múltiples causas y son distintas en función de la empresa, por lo que si se quiere tomar medidas para evitar pérdidas económicas, es importante llevar un control de las horas trabajadas para poder identificar las causas por las que este absentismo tiene lugar y elaborar un plan de prevención.

¿Qué es el absentismo laboral?
En términos generales el absentismo laboral se define como la ausencia del trabajador de su puesto por cualquier motivo durante las horas de su jornada laboral. Sin embargo, no todas las situaciones son similares ni perjudican por igual a la compañía.
Los dos tipos de absentismo que generan más problemas al sistema laboral español son:

  • La baja laboral que se produce por pocos días: es el absentismo laboral más común y al ser de corta duración implica que la empresa no llega a realizar el trámite de incapacidad temporal en la Seguridad Social (por lo que la remuneración corre por parte de la empresa). Este tipo de absentismo laboral es el que hace perder a las empresas más horas de la jornada de sus empleados y puede suponer notables pérdidas económicas asociadas a la productividad.  
  • Otro tipo de absentismo también muy problemático es el de las ausencias esporádicas injustificadas, es decir, cuando el trabajador no cumple con todo su horario porque a menudo sale unos minutos antes, llega tarde, o alarga las pausas establecidas por contrato. En este tipo de situaciones el perjuicio para la empresa no resulta tan evidente al no llegar a ocupar el grueso de la jornada laboral, pero sin un control de las horas trabajadas de cada empleado, es difícil saber hasta qué punto está afectando realmente a la productividad.

Menos problemáticas son las bajas de larga duración, un tipo de absentismo laboral que puede ser fácilmente planificado por el empresario o encargado de recursos humanos y que, por lo tanto, tiene una solución mucho más sencillas que las anteriores situaciones.

El absentismo laboral en España
Según cifras ofrecidas por AMAT, Asociación de Mutuas de Accidentes de Trabajo, el pasado 2016 el número de bajas de larga duración creció en un 15% con respecto al anterior ejercicio. En cifras totales esto equivale a decir que el número de trabajadores que se ausentaron de su puesto fue de 4,5 millones. La situación es similar a la que se generaría si 880.000 empleados no acudieran al trabajo ningún día del año. Según los datos de otro informe, el V Informe Adecco sobre absentismo, este tipo de bajas supusieron a la Seguridad Social unos costes directos de 5.132 millones de euros.
Un fenómeno más difícil de cuantificar y prevenir  es el ya mencionado de los retrasos o ausencias injustificadas, aunque según el ya citado V Informe Adecco sobre Absentismo, esta práctica supuso en 2015 unos costes de 3.857 millones a las empresas en concepto del abono de la prestación económica en los primeros días de baja.
Se trata de una carga considerable para las empresas, quienes están pagando un sueldo por un empleado que no está cumpliendo su horario de trabajo.
La mayoría de compañías no cuentan con sistemas particularmente efectivos para realizar el control de horas trabajadas por sus empleados, por lo que no es extraño que en muchas ocasiones estas ausencias pasen desapercibidas, lo que no quita para que sean un problema real que se traduce en pérdidas económicas.

Utilizar controles de presencia para identificar la gravedad del absentismo
Como hemos explicado, lo primero que hay que hacer para luego pensar medidas que puedan ayudar a atajar el problema del absentismo laboral es conocer qué tipo de absentismo es el más habitual, cuáles son sus causas, si hay trabajadores que son más proclives a ello… En este sentido, los sistemas de control de presencia pueden ser de gran utilidad durante este proceso.
Los actuales controles de presencia son, simplificando, relojes de fichar más avanzados que aquellas viejas máquinas en las que había que insertar una ficha. En la actualidad consisten en modernos sistemas con un terminal y un software que permiten realizar un control de las horas trabajadas de los empleados (ya sea fichando estos por huella, tarjeta de proximidad, reconocimiento facial, contraseña numérica), y gestionar en el ordenador los informes que indican cuántas horas ha faltado cada empleado, si se retrasan habitualmente, si suelen salir antes de su hora, etc.
Además, dependiendo del modelo, también es posible registrar las “incidencias”, es decir, cuando el trabajador se ausenta de su puesto de trabajo de forma temporal porque tiene que ir al médico, va a comer, sale a fumar, etc.
Cuando una empresa tiene un problema con el absentismo laboral y necesita llevar un control de las horas trabajadas por sus empleados, suele recomendarse que utilicen dispositivos que permitan fichar mediante huella dactilar o por reconocimiento facial, ya que con otros métodos no se evita la suplantación de marcajes, es decir, que unos trabajadores fichen por otros.

Controles de acceso, otra alternativa frente a los controles de presencia
Algunas compañías quieren ir un paso más allá y, además de controlar las horas trabajadas de sus empleados, buscan un sistema que se encargue de abrir puertas, barreras, tornos, etc. Para esto se utilizan los sistemas de control de acceso.
Los controles de acceso pueden también funcionar con lector de huella dactilar, tarjeta de proximidad, reconocimiento facial, contraseña numérica… Y pueden ser útiles tanto para empresas que buscan mayor comodidad como para aquellos que requieren de una seguridad extra.
Igual que pasa con los sistemas de control de presencia, los controles de acceso que emplean tecnología biométrica son los más demandados ya que garantizan que no se produzca una suplantación de marcajes y evitan tener que adquirir otros elementos como tarjetas, lo que abarata los costes.

Ventajas y aspectos a tener en cuenta
Un aspecto que preocupa a algunas empresas es si los sistemas de control biométricos cumplen con todas las exigencias en lo que a protección de intimidad y datos personales se refiere. Varios pronunciamientos de la Agencia Española de Protección de Datos y el Tribunal supremo aseguran que, efectivamente, estos dispositivos se ajustan a la legislación vigente.
Respecto a las ventajas que ofrecen en lo referente al control del absentismo laboral, puede que la más importante sea la información que ofrece directamente al departamento de recursos humanos a la hora de analizar cuáles son las causas y poder tomar medidas al respecto. Llevar un control efectivo de las horas trabajadas de cada uno de los empleados es una tarea tediosa y compleja que se agiliza con un sistema de estas características.

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