Llevamos algunos años en que palabras como OUTSOURCING, SaaS, Cloud, Hosting van tomando cuerpo, se van introduciendo en nuestro lenguaje y van transformando la sociedad en los ámbitos tecnológicos del tratamiento de la información.

Vamos a intentar en forma sencilla y clara explicar que es y cómo se combinan, utilizando básicamente el área de RRHH de una Organización.

En el incierto clima empresarial actual, los directivos y las empresas deben ser financieramente más fuertes, mas adaptables, más eficientes para responder ágilmente a los cambios en las condiciones variables de los mercados.

Para poder adaptarse al cambio, la empresa necesita liberar recursos y responder mejor ante las condiciones cambiantes del mercado.

Las que lo hacen correctamente, descargan plantillas, ven sus objetivos más claros, tienen más probabilidades de ser más productivas, y de contar con procesos operativos más fuertes para recuperarse antes de los reveses económicos.

Delegar no solo se debe hacer entre los empleados y mandos; también entre empresas en las que cada una tiene un conocimiento profundo y actualizado de sus condiciones de trabajo, de sus competencias. En definitiva: de un mejor servicio.

OUTSOURCING es la externalización de los servicios. Los servicios puedes ser de varios tipos: gestión de permisos y vacaciones, Control de las incidencias, gestión de bajas por enfermedad, accidente, maternidad, paternidad; contrataciones. Cálculos Seguros Sociales, IRPF, cálculo de Nominas para el personal (El recibo), etc.

¿Porque externalizar tecnología? Para que el servidor (el hardware o tecnología dura) y la base de datos y los programas correspondientes sean gestionados por estas organizaciones deslocalizando los mismos de la Organización inicial. Se suelen ubicar en un DATA CENTER físicamente (a esto se le conoce como Hosting o ASP) que cumple estrictas medidas de seguridad física y humana.

El personal que gestiona la información recibe los datos de la Organización, es personal externo (profesionales especialistas) pero empleados por otra Empresa que asume algunas actividades y en algún momento las relaciones con las diferentes administraciones u organismos públicos, o prepara información bancaria, contable si se conviene entre partes.

Este intercambio de información puede realizarse en un área común “la nube o CLOUD” o por correo electrónico.

La ventaja de la nube es el múltiple acceso de los empleados autorizados y la distancia inexistente ya que se utiliza Internet para los accesos remotos.

Una forma de prestar el servicio es SaaS que recoge todo este circuito e instalaciones siendo un alquiler para ambas organizaciones.

Ventajas para el cliente:

• Mejora la calidad de los procedimientos, procesos y servicios.
• No depende de la tecnología, ni de la innovación ni de sus propios profesionales.
• Reduce los costes operacionales
• Elimina las redundancias
• Su aplicación de Nomina, Admón. Personal y/o RRHH está permanentemente actualizada a nivel legal.
• Uso eficiente de la tecnología, ya que es el proveedor quien ira mejorando sus sistemas.
• Acceso a la aplicación mediante una infraestructura de comunicaciones segura y de última generación dedicada y asequible 24h por día, 7 días a la semana.

Si además lo elevamos a OUTSOURCING, que absorbe esta infraestructura, obtenemos:

• Todos los beneficios descritos anteriormente.
• Liberación de los departamentos de RRHH de actividades administrativas y burocráticas de escaso valor añadido, pero absolutamente necesarias.
• Las mejores prácticas del proceso en general y de su sector de actividad en particular.
• Soporte directo mediante teléfono, correo electrónico o portal.
• Posible reducción de plantilla o mejor todavía, recolocación en tareas más importantes a realizar de cara a la Organización como las evaluaciones, los estudios de clima, definición de objetivos, análisis del absentismo y del presentismo, RSC, Voluntariado, Conciliación laboral-familiar, evolución económica, etc.
• Personal siempre disponible independientemente de bajas, permisos, vacaciones; puesto que siempre habrá un sustituto/a cubriendo las funcionalidades exigidas y contratadas por la Organización.
• Asesoría / Consultoria jurídico-laboral.

El departamento de externalización de RPS3, empresa integrada en el Grupo CONEKTIA es un claro ejemplo de puesta en marcha de dichas modalidades de cesión y alquiler, mediante la Metodología de sistematización E-GPCN.

Que consejos daríamos a las empresas para externalizar servicios:

• Tener los objetivos claros.
• Analizar los antecedentes del proceso.
• Considerar la adaptación cultural.
• Acuerdo de precio correcto (ambas partes deben ganar)
• Incorporar flexibilidad
• Garantizar la relación interorganizacional

Responda a estas cuestiones básicas y ya está listo para externalizar.

Juan Gorgues
Dtor. Comercial Barcelona    
Grupo Conektia

En los últimos 5 años el servicio de Outsourcing del Grupo Conektia ha experimentado un crecimiento del 50%, un 20% sólo en el último año. Durante este tiempo se han ido incorporando nuevas personas, hasta llegar a un 40% de aumento, para conformar la actual familia del departamento de Outsourcing de Conektia. Y, únicamente dos personas han causado baja durante este tiempo, una por prejubilación y otra por irse a vivir al extranjero. Como responsable del departamento, me gusta destacar esto porque creo que es uno de los principales factores de éxito de nuestro servicio.

Otro de los factores internos, que nos da la flexibilidad necesaria de una manera óptima, para adaptar y evolucionar nuestro servicio, y por tanto crecer, es nuestra aplicación propia de nómina y RRHH GPCN. ¿Cómo repercute esto en el cliente? Repercute tanto en un tiempo de respuesta reducido frente a nuevas funcionalidades que puedan solicitarnos nuestros clientes, como en la posibilidad de llevarlas a cabo.

La herramienta GPCN (Gestión de Personal y Cálculo de Nómina), es una herramienta capaz de satisfacer cualquier necesidad en el ámbito de los Recursos Humanos y la Administración de Personal, y es un estándar de mercado que utilizan gran número de empresas en España, gestionándose con ella más de 500.000 nóminas.

Uno de los puntos más destacables de nuestro servicio, es lo que llamamos en Conektia, la Bidireccionalidad. Lo que hemos aprendido a lo largo de los años, es que cada empresa es diferente, y tiene sus motivos a la hora de optar por una gestión interna o externalizada de la nómina. Y estos motivos pueden cambiar con el tiempo; pueden cambiar los ciclos económicos, la política de gestión empresarial, la legislación, y por supuesto las prioridades.

Con la Bidireccionalidad damos la posibilidad, a nuestros clientes, del cambio de modalidad de una manera instantánea, trasparente y económica, ya que la herramienta de trabajo es la misma, GPCN, y una vez realizada la parametrización inicial, cambiar de modalidad no supone ninguna complejidad.

Cada empresa tiene una opinión distinta sobre lo que es o debe ser un buen servicio de Outsourcing, y ésta se basa en la adaptación y encaje de dicho servicio a sus necesidades internas. Por ello en Conektia diseñamos nuestro servicio de Outsourcing con cada cliente. Evidentemente tenemos una metodología y unos niveles de servicio definidos, pero que adaptamos a cada cliente al inicio de la relación.

En Conektia somos conscientes que conseguir ventajas competitivas es sumamente complicado, pero mantener esa competitividad es mucho más difícil. Y nuestra manera de lograrlo hasta ahora ha sido diseñando un servicio basado en nuestras propias herramientas y en un personal que considero excelente.

Oscar Roda
Dtor. Área Outsourcing
Grupo Conektia

Lee esta guía práctica para no ser sancionado por la Inspección de Trabajo.

RESUMEN:

El Tribunal Supremo confirma el contenido del Acta de infracción levantada por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, imponiendo a la empresa una sanción por una falta muy grave y por importe de 25.000 euros, por no identificar y dar razón de su presencia acerca de las personas que se encontraban realizando actividad en el lugar de trabajo durante la visita de la Inspección. En ese momento, ocho personas se dedicaban a la recogida de la uva, y ante la presencia de los funcionarios, cuatro de los que allí se encontraban salieron corriendo y se alejaron del lugar del trabajo, sin volver en ningún momento. Nadie identificó a los trabajadores que huyeron, y los funcionarios actuantes finalizaron su labor inspectora sin serles facilitados estos datos.

Supuesto de Hecho:

• El día 3/10/2012, un Inspector y una Subinspectora de Trabajo y Seguridad Social se personaron en una explotación vitícola sita en el término municipal de Alcázar de San Juan.
• En ese momento, ocho personas se dedicaban a la recogida de la uva, y ante la presencia de los funcionarios, cuatro de los que allí se encontraban salieron corriendo y se alejaron de lugar del trabajo, sin volver en ningún momento.
• El titular de la empresa no se encontraba presente, aunque sí lo estaba su padre, que manifestó que a los cuatro trabajadores que se habían ido, se había intentado arreglar su documentación, pero no habían tenido tiempo para solicitar el permiso de trabajo.
• Nadie identificó a los trabajadores que huyeron, y los funcionarios actuantes finalizaron su labor inspectora sin serles facilitados estos datos.
• En el acta de infracción, de fecha 6/11/2012, se propone la imposición de sanción por una falta muy grave y por importe de 25.000 euros, que fue confirmada por la Jefatura de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
• La conducta sancionable consistió en la negativa a identificar y dar razón de su presencia acerca de las personas que se encontraban realizando cualquier actividad en el lugar de trabajo.

Consideraciones Jurídicas:

• El artículo 50.2 de la LISOS establece: “Las acciones u omisiones que perturben, retrasen o impidan el ejercicio de las funciones que, en orden a la vigilancia del cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y convenios colectivos tienen encomendadas los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social y los Subinspectores de Empleo y Seguridad Social, serán constitutivas de obstrucción a la labor inspectora que se calificarán como graves, excepto los supuestos comprendidos en los apartados 3 y 4 de este artículo”.
• En este mismo sentido, el artículo 50.4 a) de la citada LISOS, dispone: “a) Las acciones u omisiones del empresario, sus representantes o personas de su ámbito organizativo, que tengan por objeto impedir la entrada o permanencia en el centro de trabajo de los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social y de los Subinspectores de Empleo y Seguridad Social, así como la negativa a identificarse o a identificar o dar razón de su presencia sobre las personas que se encuentren en dicho centro realizando cualquier actividad”.
• En el presente caso, la Sala recuerda que, con ocasión de una visita de la Inspección de Trabajo girada a una explotación vitícola, cuyo titular no se encontraba en el lugar pero sí su padre, a la llegada de los Inspectores a la finca cuatro personas salen corriendo del lugar y no vuelven a aparecer, permaneciendo otras cuatro. El padre del empresario no adoptó ninguna medida para retener a las personas que huían de la finca, reconociendo ante los inspectores que eran trabajadores a los que no había habido tiempo de preparar los papeles y sin aportar su identificación.
• Pues bien, en tales circunstancias, el Tribunal considera que la persona que se encontraba allí vigilando los trabajos, padre del empresario, no hizo gesto o mención alguna para atraer al lugar a los trabajadores que abandonaron la finca, llamándoles o enviando a otro de los trabajadores tras ellos, ni suministró la información requerida sobre su identificación. Tampoco constan actuaciones ulteriores demostrativas del propósito empresarial de "preparar los papeles" a unas personas de las que se continúa sin conocer su identidad.
• Por todo ello, puesto que ni durante la visita inspectora, ni con posterioridad, ha remitido la actitud obstruccionista de la empresa sancionada, el Tribunal Supremo confirma el contenido del Acta de infracción levantada por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, imponiendo a la empresa una sanción por una falta muy grave y por importe de 25.000 euros.

Conclusión Lex@:

El artículo 50.4 a) de la citada LISOS, dispone: “a) Las acciones u omisiones del empresario, sus representantes o personas de su ámbito organizativo, que tengan por objeto impedir la entrada o permanencia en el centro de trabajo de los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social y de los Subinspectores de Empleo y Seguridad Social, así como la negativa a identificarse o a identificar o dar razón de su presencia sobre las personas que se encuentren en dicho centro realizando cualquier actividad”. Pues bien, en el supuesto de que el empresario no suministre la información requerida sobre la identificación de los trabajadores, ni durante la visita inspectora, ni con posterioridad, podrá considerarse que la empresa incurre en una actitud obstruccionista, pudiendo ser sancionada por una falta muy grave.

Ver Sentencia: ROJ STS 3984/2016